Uw privacy is belangrijk voor ons!

Bij Inloophuis Limani hechten we erg veel belang aan het respect voor uw privacy. Daarom behandelen we uw persoonsgegevens met de grootste zorg.

Door de wijzigingen in de reglementering m.b.t. de bescherming van persoonsgegevens die in voege treden op 25 mei 2018 is ons Privacybeleid bijgewerkt. We nodigen u uit om dit beleid even door te nemen zodat u op de hoogte bent van uw rechten en van de belangrijkste punten ter zake.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

 

•      uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;

•      verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

•      vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

•      passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

•      geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

•      op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

 

Als VZW Inloophuis Limani zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan dit via onderstaande contactgegevens:

 

VZW Inloophuis Limani

Rijksweg 291 bus 1

3630 Maasmechelen

inloophuislimani7@gmail.com

Telefoonnummers : 0489 00 01 18 – 0485 32 69 57 – 0485 32 70 97

 

Door het verstrekken van uw persoonsgegevens, verklaart u kennis te hebben genomen van dit Privacybeleid en gaat u er uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf.

Heeft u na het lezen hiervan nog vragen, laat het ons dan weten.

Welke gegevens verzamelen we en waarom?

U deelt gegevens met ons op verschillende manieren. Wij gebruiken daarbij gegevens die we van u ontvangen hebben, maar ook door onszelf verzamelde gegevens. Bijvoorbeeld gegevens over uw bezoek aan onze website (bv. aantal bezoekers per pagina).

Uw persoonsgegevens worden door VZW Inloophuis Limani verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden (telkens met vermelding van de rechtsgronden), waaronder:

 

•   het nakomen van onze wettelijke verplichtingen, gekoppeld aan het inzetten van vrijwilligers (verzekeringsplicht, opmaak nominatieve lijst forfaitaire kostenvergoedingen, respecteren van de wettelijke grenzen voor toekenning kostenvergoeding, …)

 

•   het plannen van vrijwilligersactiviteiten en het contacteren van en communiceren met vrijwilligers in dat kader (gerechtvaardigd belang)

 

•   het betalen van kostenvergoedingen aan vrijwilligers (gerechtvaardigd belang)

•   om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van VZW Inloophuis Limani (uitvoering overeenkomst)

 

•   Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (toestemming betrokkene)

 

•   Het omkaderen en begeleiden van vrijwilligers ( bij meldingsplicht voor uitkeringsgerechtigde vrijwilligers) alsook het relatiebeheer naar vrijwilligers toe (verjaardag) (toestemming betrokkene)

 

•   Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting / gerechtvaardigd belang)

 

•   Statistische doeleinden (gerechtvaardigd belang) – hiervoor worden de persoonsgegevens  anoniem verwerkt

 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en bewaren:

 

•   Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, rijksregisternummer, adres, telefoonnummer, e-mailadres i.f.v. communicatie, vervullen wettelijke verplichtingen en begeleiding

•   M.b.t kostenvergoedingen: bedrag, bankrekeningnummer voor uitbetaling, bewijsstukken (bij werkelijke kostenvergoeding), aard en bedrag kostenvergoedingen die elders verkregen worden (verklaring op eer)

 

•   Over het verrichte vrijwilligerswerk: omschrijving, start- en einddatum, aantal dagen i.f.v. planning, registratie en opmaak nominatieve lijst kostenvergoedingen

 

•   Handtekening (als onderdeel verklaring op eer, kostennota enz.)

 

•   Kopie verblijfstitel of –document / bewijs van recht op materiële opvang, zodat organisatie mogelijkheid van vrijwilligerswerk kan bewijzen bij controle

 

•   Kopie bewijs van goedkeuring tot het uitvoeren van vrijwilligerswerk bij vervangingsinkomen door desbetreffende dienst.

 

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen.

 

Voor de hierna vermelde gegevens geldt dat VZW Inloophuis Limani ze pas verwerkt wanneer u daartoe uw uitdrukkelijke toestemming geeft nadat u, los van andere aangelegenheden, over de specifieke doelstellingen van die verwerking geïnformeerd bent:

 

–       Verjaardagen

–       Gegevens m.b.t. uitkeringsgerechtigdheid (i.f.v. begeleiding bij meldingsplicht)

 

U bent als enige verantwoordelijk voor de juistheid van die gegevens. Van de vrijwilliger wordt verwacht dat hij elke wijziging van zijn persoonsgegevens onmiddellijk spontaan en schriftelijk doorgeeft aan VZW Inloophuis Limani.

Volgende gegevens worden ten slotte verwerkt nadat ze elders dan bij de vrijwilliger zelf zijn verkregen:

–       Bv.  videobewakingsbeelden die gemaakt worden met camera’s op de terreinen van de organisatie of locatie waar het vrijwilligerswerk wordt uitgevoerd

–       Bv. foto’s die gemaakt worden door de organisatie of derden op activiteiten waar het vrijwilligerswerk wordt uitgevoerd.

 

Minderjarigen:
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

 

Wie heeft toegang tot uw gegevens?

Teneinde uw persoonsgegevens te kunnen verwerken, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan ons bestuur, coördinator en leden.

Binnen VZW Inloophuis Limani zijn de gegevens alleen toegankelijk voor verantwoordelijke personen die daar in functie van hun taken toegang toe moeten hebben.

Doorgifte aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

 

Zo maken wij gebruik van derde, gespecialiseerde partijen aan wie wij de volgende taken uitbesteden:

•      het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, cloudsysteem);

•      het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, CRM systeem …);

•      het verzekeren van onze vrijwilligers

•      het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen

•      boekhouding en betalingen (kostenvergoedingen)

 

We leggen dit steeds contractueel vast met deze verwerkers en beperken de gegevens die we delen met derden tot alleen de doeleinden waarvoor de ander ze nodig heeft. Zo zal deze verwerker uw gegevens nooit op eigen initiatief mogen gebruiken en moeten uw gegevens gewist worden van zodra die verwerker de opdracht heeft voltooid. Met deze derden heeft Inloophuis Limani de bevestiging ontvangen dat ze zich conform de Europese reglementering i.v.m. AVG/ GDPR in orde stellen en dat om er zeker van te zijn dat uw privacy beschermd blijft.

Ook kunnen we in zeldzame gevallen uw gegevens doorgeven als we daartoe verplicht worden door bepaalde wet- en regelgeving en/of rechtspraak. Het kan voorkomen dat we uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen. In dat geval zullen wij in redelijkheid pogen u van tevoren hierover te informeren, tenzij dit aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

VZW Inloophuis Limani zal uw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals bovenstaand beschreven of tenzij met uw voorafgaande toestemming.

Uw gegevens raadplegen, bijwerken of verwijderen

Wanneer u vrijwilligerswerk uitvoert onder Inloophuis Limani, bewaren we bepaalde gegevens. Daarom beschikt u ook over een aantal rechten met betrekking tot deze gegevens.

– Recht van toegang en inzage: u heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken.

– Recht van verbetering, verwijdering, beperking en intrekking: u bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan Inloophuis Limani. Daarnaast heeft u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten en niet leverbaar zijn. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar het contactformulier op onze website.

Duur van de verwerking

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking. Inloophuis Limani bewaart persoonsgegevens van haar vrijwilligers voor de duur van de relatie of voor maximaal achttien maanden na het laatste zakelijke contact.

Uw gegevens zijn bij Inloophuis Limani veilig en vertrouwelijk.

In geen geval kan Inloophuis Limani aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

U dient te allen tijde de veiligheidsvoorschriften na te leven. U bent dus als enige verantwoordelijk voor het gebruik dat wordt gemaakt vanaf de website van uw computer, IP-adres en van uw identificatiegegevens, alsook voor de vertrouwelijkheid ervan.

Wij hopen dat deze informatie nuttig is en kijken ernaar uit om in de toekomst waardevol samen te werken.

Weet dat Inloophuis Limani de bescherming van uw gegevens serieus neemt en passende maatregelen neemt om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Mocht u het idee hebben dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u vragen heeft over de opslag en verwerking van uw persoonsgegevens?

Neem dan gerust contact met ons via het contactformulier op onze website (www.inloophuislimani.be).

GDPR bijgewerkt 2022

©